Meer info
Wilt u meer weten over wat Anywr Netherlands voor uw bedrijf en uw internationale medewerkers kan betekenen? Stuur ons een bericht op info.nl@anywr-group.com en we reageren binnen één werkdag.
Internationale mobiliteit brengt een aantal juridische en fiscale risico’s met zich mee. Voor werkgevers is het cruciaal om expats te informeren over het belang van een levenstestament en overlijdenstestament voor expats. Dit voorkomt vertragingen bij medische beslissingen, blokkades bij financiële transacties en conflicten over nalatenschap. HR-afdelingen en global mobility teams spelen een sleutelrol in het informeren over deze processen.
Wat is een levenstestament en waarom relevant voor werkgevers?
Een levenstestament is een document dat twee volmachten bevat: één voor financiële zaken en één voor persoonlijke en medische omstandigheden. Voor het financiële deel wordt sterk aangeraden een Nederlandse notaris in te schakelen, omdat banken en andere instellingen een financiële volmacht mogelijk niet accepteren zonder officiële bekrachtiging. Voor het persoonlijke/medische deel is dit niet strikt vereist, maar wel sterk aanbevolen.
In het levenstestament worden één of meerdere personen aangewezen voor deze volmachten. Deze persoon of personen kunnen namens de werknemer beslissingen nemen over zijn/haar financiële en medische situatie wanneer zich een situatie voordoet zoals beschreven in het levenstestament.
Een familielid van mij, die op leeftijd is, heeft een vriendin aangewezen als haar financieel vertegenwoordiger. Ik ben haar vertegenwoordiger voor persoonlijke en medische zaken. Als zij bewusteloos raakt of anderszins langdurig niet in staat is om zelf beslissingen te nemen, kan haar vriendin uiteindelijk voorstellen om haar woning te verkopen. Mijn familielid heeft duidelijk haar wensen over medische behandeling vastgelegd; bijvoorbeeld dat zij geen levensverlengende behandeling wil ondergaan. Als zij dit niet meer zelf aan de artsen kan communiceren, zal ik dit namens haar doen.
Het levenstestament kan ook een document zijn dat uw werknemer opstelt wanneer hij/zij tijdelijk naar het buitenland verhuist.
Misschien heeft uw expat al een levenstestament in het thuisland opgesteld. Afhankelijk van het toepasselijke recht dat in het document is vermeld, kan dit ook in Nederland geldig zijn. Toch heeft een (aanvullend) levenstestament in Nederland altijd de voorkeur. Dit werkt ook andersom: als uw expat nog vermogen in het thuisland heeft, is het verstandig daar ook een levenstestament te hebben.
Samengevat: een levenstestament wijst iemand aan die namens de expat beslissingen neemt over financiële, persoonlijke en medische situaties als hij/zij wilsonbekwaam wordt. Zonder dit document kunnen bank- en huisvestingszaken stilvallen, wat problemen oplevert voor partner en familie. Uw internationale talent hierover informeren toont zorgplicht en voorkomt operationele problemen.
Wat is een overlijdenstestament en waarom belangrijk voor HR?
Een testament in Nederland zorgt ervoor dat uw buitenlandse werknemers zelf bepalen wie hun nalatenschap erft en hoe deze wordt verdeeld. Zonder testament bepaalt het Nederlandse erfrecht wie wat krijgt. Als een buitenlandse inwoner overlijdt zonder testament of officiële verklaring over welk recht van toepassing is, geldt het recht van het land waar hij/zij de laatste vijf jaar woonde. EU-burgers kunnen kiezen tussen het erfrecht van hun nationaliteit of het Nederlandse recht.
Een testament legt vast hoe de nalatenschap na overlijden wordt verdeeld. Voor werkgevers is dit relevant bij overlijdensprocedures, verzekeringsuitkeringen en het voorkomen van juridische conflicten. Het opnemen van een rechtskeuze (bijvoorbeeld Nederlands recht) voorkomt onverwachte toepassing van buitenlandse erfrechtregels.
Fiscale en juridische aandachtspunten voor werkgevers
Het overlijden van een werknemer heeft grote impact: op het bedrijf, de collega’s en vooral op de familie. Het voorbereiden van het juiste kader kan enorm waardevol zijn voor de nabestaanden van uw werknemer. Dit zorgt voor duidelijkheid in een moeilijke periode.
Werkgevers in Nederland zijn wettelijk verplicht een overlijdensuitkering te betalen ter hoogte van één maandsalaris (inclusief vakantiegeld) aan de overblijvende partner of minderjarige kinderen. Deze verplichte betaling is vrijgesteld van inkomstenbelasting, loonbelasting en erfbelasting.
Om de fiscale last verder te beperken, kunnen werkgevers het volgende overwegen:
- Raadpleeg een belastingadviseur voor grensoverschrijdende gevolgen Voor buitenlandse werknemers kunnen regels voor erf- en schenkbelasting verschillen op basis van woonplaats en verdragen. Professioneel advies zorgt voor naleving en optimale fiscale uitkomsten voor de familie.
- Beperk extra betalingen tot drie maandsalarissen Onder Nederlands belastingrecht zijn overlijdensuitkeringen tot drie maandsalarissen vrijgesteld van loonbelasting. Voor erfbelasting geldt echter dat alleen de eerste maand volledig is vrijgesteld. Bedragen daarboven kunnen onder erfbelasting vallen als ze via de arbeidsovereenkomst worden betaald.
- Structureer extra steun als vrijwillige betaling Als de werkgever extra financiële steun biedt buiten de arbeidsovereenkomst (als blijk van goodwill), kan dit onder schenkbelasting vallen in plaats van erfbelasting, wat soms gunstiger is afhankelijk van vrijstellingen.
- Bied niet-financiële hulp Het vergoeden van uitvaartkosten, administratieve ondersteuning of juridische kosten kan de financiële last voor de familie verlichten zonder grote fiscale gevolgen.
Praktische HR-tips
- Neem dit onderwerp op in expat-onboarding of in uw HR-handboek. In sommige culturen is het lastig bespreekbaar, maar informatie verstrekken is het minste wat u kunt doen.
- Werk samen met gespecialiseerde belastingadviseurs en/of notarissen.
- Informeer over het Europese erfrechtcertificaat.
- Houd een compliance-checklist bij.
Checklist voor werkgevers
- Informeer expats over levenstestamenten en testamenten tijdens onboarding.
- Adviseer over het al dan niet kiezen van Nederlands recht in het testament.
- Faciliteer contact met een Nederlandse belastingadviseur en/of notaris.
- Controleer fiscale gevolgen van overlijdensuitkeringen.
- Zorg voor vertaling van documenten indien nodig.
- Actualiseer interne HR-beleid voor internationale compliance.
Conclusie
Hoewel dit onderwerp geen kernexpertise is van Anywr Netherlands, weten we wel hoe belangrijk een levenstestament en testament zijn voor expats.
Wij adviseren werkgevers om minimaal informatie te verstrekken of liever nog dit onderwerp actief te bespreken met uw internationale talent, zodat zij alles geregeld hebben voordat er problemen ontstaan.
